Cena wysyłki = cena za paczkę?

Jeśli prowadzisz e-sklep albo wysyłasz towar swoim klientom kurierem, jakość doręczenia przesyłki jest kluczowym czynnikiem prowadzącym do zadowolenia klienta i ponownego zakupu. Przy decyzji o wyborze firmy kurierskiej e-sklep szuka takiej, która doręczy przesyłkę dobrze i za jak najniższą cenę. Czy zastanawiałeś się jednak kiedyś nad całkowitymi kosztami, które musisz ponieść na wysyłkę?

„Cena wysyłki“ nie jest określona wyłącznie przez „cenę paczki“. Cena wysyłki obejmuje proces od przyjęcia zamówienia, przez jego obsługę, pakowanie, komunikację, odbiór przesyłki przez kuriera, doręczenie, ewentualną reklamację i obsługę klienta, aż po wpływ pobrania na konto.

Cena wysyłki odzwierciedla więc wszystkie wewnętrzne procesy firmy związane z przygotowaniem do wysyłki, a następnie procesy po przekazaniu paczki kurierowi.

W kolejnych akapitach chcemy zastanowić się wspólnie z Tobą nad poszczególnymi aspektami, które poza ceną paczki wchodzą w proces wysyłkowy i mogą w istotny sposób wpłynąć na koszty wysyłki.

Czas

Poza samą ceną paczki na koszty wysyłki wpływa istotny czynnik, jakim jest koszt roboczogodziny. To czas człowieka, który fizycznie obsługuje zamówienia, wysyła je w systemie, ewentualnie komunikuje się z przewoźnikiem. Dalej to czas księgowego albo pracownika administracyjnego zajmującego się obsługą pobrań i wystawianiem faktur. W ten proces może również wchodzić osoba, która odpowiada za wysyłanie e-maili do odbiorców o wysłaniu przesyłki, zajmuje się reklamacjami, informuje klientów o doręczeniu paczki i tak dalej. Jak jest u Ciebie? Wykorzystujesz swój czas i czas swoich pracowników skutecznie? A może optymalizacja w tym kierunku wchodziłaby w grę?

Ręczna obsługa paczek kontra automatyzacja

Wraz ze wzrostem liczby paczek wprost proporcjonalnie rośnie też potrzeba automatyzacji procesów wysyłkowych. O ile przy 5 paczkach dziennie być może nie musisz zajmować się automatyzacją i stosunkowo szybko potrafisz obsłużyć zamówienia oraz wypisać etykiety, o tyle przy 20, 50 albo 100 paczkach dziennie ręczne wypisywanie i kopiowanie danych odbiorców jest bardzo przewlekłe i nieefektywne.

Dzięki automatyzacji wyślesz zamówienia w kilka sekund, dane o przesyłkach przeniosą się do systemu przewoźnika, etykiety wraz z protokołem przekazania wydrukujesz jednym kliknięciem, a co jest faktem nie do przeoczenia - odnotujesz dużą oszczędność kosztów roboczogodziny. Poza tym eliminujesz błędy, a „zaoszczędzony czas“ możesz poświęcić innym ważnym działaniom w ramach swojego biznesu.

Obecnie istnieją na rynku gotowe rozwiązania, dzięki którym Twój e-sklep/panel administracyjny/system fakturowania jest połączony z oprogramowaniem wysyłkowym w takim stopniu, że wszystkie sprawy wysyłkowe załatwisz z wygody własnej platformy użytkownika.

Przegląd finansów i przesyłek

Masz każde euro wydane na wysyłkę pod kontrolą? Szukasz faktur, not korygujących, zestawienia pobrań w e-mailach? Doceniłbyś rozwiązanie, dzięki któremu miałbyś wszystko pod jednym dostępem online, przejrzyście i transparentnie? A może spokojnie sobie z tym radzisz i potrafisz upilnować te sprawy? Na rynku znajdziesz dziś firmy oferujące rozszerzone możliwości prostego i skutecznego zarządzania finansami:

Wyświetlanie całkowitej ceny każdej pojedynczej przesyłki wraz z poszczególnymi pozycjami składającymi się na cenę całkowitą, czyli ceną za dopłatę paliwową i drogową, ceną za pobranie, dopłatą za doręczenie ekspresowe, doręczenie w sobotę i tak dalej. Przegląd pobrań wypłaconych i niewypłaconych, co pozwala lepiej planować cash flow. Za pomocą takich rozwiązań można również eksportować dane o pobraniach, w określonych przypadkach połączyć je przez API i masowo wprowadzać do systemu fakturowania w celu parowania oczekujących płatności.

Komunikacja z przewoźnikiem

W jaki sposób załatwiasz sprawę z klientem w przypadku złożenia reklamacji, potrzeby dodatkowej zmiany pobrania, zmiany adresu odbiorcy, uzupełnienia numeru telefonu i tak dalej? Dzwonisz albo piszesz e-maile do przewoźnika? Zdarza Ci się sytuacja, że nie możesz dodzwonić się na infolinię albo odnaleźć korespondencji e-mailowej?

Systemy wysyłkowe mają do komunikacji z przewoźnikami opracowaną bardzo prostą funkcję powiadomień. Nadawca nie musi zastanawiać się, do którego depa zadzwonić, komu wysłać reklamację czy gdzie dzwonić, jeśli przez pomyłkę wprowadziłeś do systemu pobranie, ale kurier nie ma go od odbiorcy zainkasować. Przy każdej pojedynczej przesyłce jest w ten sposób zdefiniowana funkcja bezpośredniej komunikacji z przewoźnikiem. Przewoźnik bardzo szybko obsłuży zgłoszenie i zapewni potrzebną korektę. Na dodatek, dla większej przejrzystości przesyłek dodatkowo modyfikowanych czy reklamowanych, po wysłaniu zgłoszenia przesyłka pozostaje specjalnie oznaczona. Ponieważ systemy wysyłkowe działają online, załatwisz te sprawy z dowolnego miejsca.

E-maile powiadamiające

Większość przewoźników wysyła odbiorcom ujednolicone SMS-y i e-maile o wysłaniu przesyłki, a następnie o jej doręczeniu. Co jednak, gdybyś ze zwykłego e-maila wyciągnął więcej? Co, gdybyś miał możliwość modyfikowania e-maili pod względem treści i grafiki, dzięki czemu możesz odróżnić się od konkurencji i w ten sposób budować swoją markę?

Niektóre systemy wysyłkowe oferują klientom takie usługi, a poza tym umożliwiają też wstawianie do e-maili dowolnego odnośnika z nowościami w Twoim sklepie, linku do jakiejś promocji, rekomendacji kolejnych Twoich usług i tak dalej. Na dodatek, jeśli wysyłasz przesyłki za granicę, masz możliwość ustawienia wersji językowych dla poszczególnych krajów i budowania dobrych relacji z klientami.

Statystyki

W każdej firmie ważne jest mierzenie wydajności ludzi, procesów, analizowanie osiąganych wyników, znajomość mocnych i słabych stron, porównywanie poprzednich okresów z aktualnymi...po prostu posiadanie statystyk, na podstawie których podejmuje się decyzje strategiczne i wyznacza kierunek rozwoju firmy na kolejne okresy. Mierzyć i analizować można dowolne obszary w firmie. A wysyłka nie jest wyjątkiem.

Podobałoby Ci się, gdybyś miał do dyspozycji statystyki online z prezentacją przesyłek wysyłanych i kategoryzowanych według dni, miesięcy i wag? Byłoby dla Ciebie wartościowe, gdybyś w jednym zestawieniu mógł porównać liczbę paczek doręczanych na Słowacji z doręczaniem za granicę i na tej podstawie skuteczniej decydować o działaniach na danym rynku? Twoi klienci wybierają doręczenie do Parcelshopów? Potrafisz wykorzystać tę informację na swoją korzyść i przekuć ją w starania o wynegocjowanie z przewoźnikiem lepszych cen dla tej opcji doręczenia? Wysyłasz w tym tygodniu, miesiącu, roku więcej paczek czy mniej niż poprzednio? Odpowiedzi z zestawienia statystycznego mogą pomóc Ci w różnych analizach Twoich działań wysyłkowych.

Gdybyś był zainteresowany usprawnieniem swoich procesów wysyłkowych, chętnie pomożemy Ci w tym obszarze za pomocą naszego systemu wysyłkowego Neoship :)