Az expedíció ára = a csomag ára?

Ha webshopja van, vagy futáron keresztül küldi az árut a vásárlóinak, a küldemény kézbesítésének minősége kulcsfontosságú tényező, amely a vásárló elégedettségéhez és az ismételt vásárláshoz vezet. A futárszolgálat kiválasztásáról szóló döntésnél a webshop olyat keres, amely minőségien és a lehető legalacsonyabb áron kézbesíti a küldeményt. Elgondolkodott azonban valaha azokon a teljes költségeken, amelyeket az expediálásra kell fordítania?

„Az expedíció ára" nem csupán „a csomag árából" áll. Az expedíció ára a rendelés fogadásától az intézésén, a csomagoláson, a kommunikáción, a küldemény futár általi felvételén, a kézbesítésen, az esetleges reklamáción és az ügyfélszolgálaton át az utánvét számlára érkezéséig tartó folyamatot jelenti.

Az expedíció ára tehát az expediálásra való felkészüléshez kapcsolódó összes belső céges folyamatot, majd a csomag futárnak való átadása utáni folyamatokat is tükrözi.

A következő sorokban Önnel együtt szeretnénk elgondolkodni azokon az egyes szempontokon, amelyek a csomag árán kívül belépnek az expedíciós folyamatba, és jelentős mértékben befolyásolhatják az expediálás költségeit.

Idő

Magán a csomag árán kívül az expediálás költségeibe egy jelentős tényező is beleszól, mégpedig az emberóra ára. Ez annak az embernek az ideje, aki fizikailag feldolgozza a rendeléseket, expediálja őket a rendszerben, illetve kommunikál a fuvarozóval. Továbbá a könyvelő vagy az adminisztratív alkalmazott ideje, aki az utánvétek feldolgozásával és a számlák kiállításával foglalkozik. Ebbe a folyamatba az a személy is beléphet, aki felelős az expediálásról szóló e-mailek címzetteknek való küldéséért, intézi a reklamációkat, tájékoztatja a vásárlókat a csomag kézbesítéséről és hasonlók. Hogy van ez Önöknél? Hatékonyan használja a saját és az alkalmazottai idejét? Vagy szóba jöhetne ezen a téren az optimalizálás?

Kézi csomagfeldolgozás vs. automatizálás

A csomagszám növekedésével egyenes arányban nő az expedíciós folyamatok automatizálásának szükségessége is. Míg napi 5 csomagnál talán nem kell az automatizálással foglalkoznia, és viszonylag gyorsan el tudja intézni a rendeléseket és kiírni a címkéket, napi 20, 50 vagy 100 csomagnál a címzettek adatainak kézi kiírása és másolása nagyon hosszadalmas és nem hatékony.

Az automatizálásnak köszönhetően néhány másodperc alatt expediálja a rendeléseket, a küldeményekre vonatkozó adatok átkerülnek a fuvarozó rendszerébe, a címkéket az átvételi jegyzőkönyvvel együtt egyetlen kattintással kinyomtatja, és ami elvitathatatlan tény – jelentős költségmegtakarítást ér el az emberórán. Ezen kívül kiküszöböli a hibázást, és a „megspórolt időt" a vállalkozásán belüli más fontos tevékenységeknek szentelheti.

Jelenleg léteznek a piacon kész megoldások, amelyeknek köszönhetően a webshopja/adminisztrációs felülete/számlázórendszere olyan mértékben van összekötve az expedíciós szoftverrel, hogy minden expedíciós ügyet a felhasználói platformja kényelméből old meg.

Áttekintés a pénzügyekről és a küldeményekről

Kontroll alatt tartja az expediálásra fordított minden egyes eurót? Számlákat, jóváírásokat, utánvétkimutatásokat keresgél az e-mailekben? Értékelne egy megoldást, amelynek köszönhetően minden egyetlen online hozzáférés alatt lenne, áttekinthetően és átláthatóan? Vagy nyugodtan megbirkózik vele, és kézben tudja tartani ezeket az ügyeket? A piacon ma olyan cégeket talál, amelyek bővített lehetőségeket kínálnak az egyszerű és hatékony pénzügyi irányításhoz:

Minden egyes küldemény teljes árának megjelenítése a teljes árat alkotó egyes tételekkel, mégpedig az üzemanyag- és útdíjfelár árával, az utánvét árával, az expressz kézbesítés felárával, a szombati kézbesítéssel és hasonlókkal. Áttekintés a kifizetett és a ki nem fizetett utánvétekről, ami lehetővé teszi a cash flow jobb tervezését. Az ilyen megoldásokon keresztül lehetőség van az utánvétekre vonatkozó adatok exportjára is, bizonyos esetekben API-n keresztüli összekötésre és tömeges bevitelükre a számlázórendszerbe a függőben lévő fizetések párosítása céljából.

Kommunikáció a fuvarozóval

Hogyan oldja meg a vásárlóval a helyzetet reklamáció benyújtása, az utánvét utólagos módosításának szükségessége, a címzett címének megváltoztatása, a telefonszám pótlása és hasonlók esetén? Telefonál vagy e-maileket ír a fuvarozónak? Előfordul olyan helyzet, hogy nem tud átjutni az ügyfélvonalra, vagy nem találja meg az e-mailes kommunikációt?

Az expedíciós rendszerek nagyon egyszerű értesítési funkciót fejlesztettek ki a fuvarozókkal folytatott kommunikációhoz. A feladónak nem kell azon gondolkodnia, melyik depóra telefonáljon, kinek küldjön reklamációt, vagy hová telefonáljon, ha tévedésből utánvétet adott meg a rendszerben, de a futár nem szedheti be a címzettől. Minden egyes küldeménynél így definiált funkció szolgál a fuvarozóval való közvetlen kommunikációra. A fuvarozó nagyon gyorsan feldolgozza a kérést, és gondoskodik a szükséges módosításról. Ráadásul az utólag módosított vagy reklamált küldemények jobb áttekinthetősége érdekében a kérés elküldése után a küldemény külön jelölve marad. Mivel az expedíciós rendszerek online működnek, ezeket az ügyeket bárhonnan elintézi.

Értesítő e-mailek

A legtöbb fuvarozó egységesített sms-eket és e-maileket küld a címzetteknek a küldemény expediálásáról, majd annak kézbesítéséről. Mi lenne, ha azonban egy hétköznapi e-mailből többet hozna ki? Mi lenne, ha lehetősége lenne az e-maileket tartalmilag és grafikailag is módosítani, amivel megkülönböztetheti magát a konkurenciától, és ily módon építheti a márkáját?

Egyes expedíciós rendszerek ilyen szolgáltatásokat kínálnak az ügyfeleknek, és ezen kívül lehetővé teszik azt is, hogy az e-mailekbe bármilyen hivatkozást beillesszen az üzlete újdonságairól, linket valamilyen akcióra, ajánlást a további szolgáltatásaira és hasonlókat. Ráadásul ha külföldre expediál küldeményeket, lehetősége van nyelvi mutációkat beállítani az egyes országokhoz, és jó kapcsolatokat építeni a vásárlókkal.

Statisztikák

Minden cégben fontos mérni az emberek és a folyamatok teljesítményét, elemezni az elért eredményeket, ismerni a gyenge és erős oldalakat, összehasonlítani az előző időszakokat az aktuálissal...egyszerűen rendelkezésre álljanak azok a statisztikák, amelyek alapján a stratégiai döntéseket meghozzák, és amelyek meghatározzák a cég irányát a következő időszakokra. Mérni és kiértékelni bármely területet lehet a vállalatban. És az expedíció sem kivétel.

Tetszene Önnek, ha rendelkezésére állnának online statisztikák, amelyek napok, hónapok és súlyok szerint kategorizálva jelenítik meg az expediált küldeményeket? Hasznos lenne Önnek, ha egyetlen áttekintésben össze tudná hasonlítani a Szlovákián belül kézbesített csomagok mennyiségét a külföldre történő kézbesítéssel, és ez alapján hatékonyabban dönthetne az adott piacon végzett tevékenységekről? A vásárlói a ParcelShopokba történő kézbesítést választják? Ki tudja használni ezt az információt a saját javára, és át tudja fordítani abba a törekvésbe, hogy a fuvarozóval jobb árakat alkudjon ki erre a kézbesítési alternatívára? Ezen a héten, hónapban, évben több vagy kevesebb csomagot küld, mint a múltban? A statisztikai áttekintésből származó válaszok segíthetnek Önnek az expedíciós tevékenységeinek különféle elemzéseiben.

Ha érdekelné az expedíciós folyamatai hatékonyabbá tétele, szívesen segítünk Önnek ezen a téren Neoship expedíciós rendszerünkön keresztül :)