Wie bereiten Sie Ihren E-Shop auf die Hauptsaison vor und bewältigen den Bestellansturm ohne Chaos?

Black Friday und Weihnachten sind für viele E-Shops die wichtigste Verkaufsperiode des Jahres. Mehr Besucher, mehr Bestellungen und höhere Umsätze bringen jedoch auch mehr Arbeit im Lager, einen Ansturm auf den Versand und ein größeres Fehlerrisiko mit sich. Wie bereiten Sie Ihren E-Shop auf Weihnachten und Black Friday vor, damit Sie die Saison ohne unnötigen Stress meistern? Wir haben eine praktische Checkliste zusammengestellt, die Ihnen hilft, Lagerbestände, Verpackung, Personal und Zustellung zu planen.

Stellen Sie sich vor, Ihre Black-Friday-Kampagne läuft genau nach Plan. Die Bestellungen häufen sich, Kunden kaufen ein und die Umsätze steigen. Doch im Lager stapeln sich allmählich die Pakete, das Verpackungsmaterial geht zur Neige und die Mitarbeiter kommen mit dem Drucken der Versandetiketten nicht mehr hinterher. Dazu kommen noch Kundenanfragen, wann die Sendung denn endlich ankommt.

Eine erfolgreiche Saison hängt nämlich nicht nur davon ab, wie viele Bestellungen Sie erhalten. Genauso wichtig ist, wie viele davon Sie schnell, korrekt und ohne unnötige Kosten versenden können.

Die gute Nachricht: Den meisten Problemen lässt sich vorbeugen. Es genügt, rechtzeitig mit der Vorbereitung zu beginnen und sich auf die Prozesse zu konzentrieren, die im normalen Betrieb funktionieren, bei einem mehrfachen Anstieg der Bestellungen aber an ihre Grenzen stoßen können.

Wann sollten Sie mit der Vorbereitung des E-Shops auf Black Friday und Weihnachten beginnen?

Idealerweise bereits im September oder Oktober. Größere Änderungen im Lager, die Integration von Versanddienstleistern oder die Einführung eines Versandsystems sollte man nicht auf die letzten Tage vor dem Start der Kampagnen verschieben.

Im Jahr 2026 fällt Black Friday auf den 27. November und Cyber Monday auf den 30. November. Viele E-Shops starten jedoch früher mit ihren Rabattaktionen, manchmal schon in der ersten Novemberhälfte.

Wenn Sie die Saison ohne Chaos meistern wollen, teilen Sie die Vorbereitung in drei Phasen auf:

• 4 bis 8 Wochen vor der Saison: Prüfen Sie Lagerbestände, Lagerkapazitäten, Versanddienstleister und Versandprozesse.
• 1 bis 3 Wochen vor der Saison: Testen Sie den Bestellprozess, den Etikettendruck und die Verpackung und bereiten Sie die Mitarbeiter vor.
• Während der Hauptsaison: Behalten Sie Bestellungen, Versandkapazität und Problemsendungen laufend im Blick.

Wenn Sie später beginnen, konzentrieren Sie sich vor allem darauf, die Engpässe zu beseitigen, die den Versand der Bestellungen verlangsamen könnten.

1. Prüfen Sie die Lagerbestände. Und nicht nur die der Produkte

Ein ausverkaufter Bestseller während des Black Friday kann eine verpasste Geschäftschance bedeuten. Ein ähnliches Problem entsteht aber auch dann, wenn Sie die Ware auf Lager haben, sie aber nicht verpacken können.

Beginnen Sie mit einer Analyse der Bestellungen aus den vergangenen Saisons. Welche Produkte haben sich am besten verkauft? Bei welchen kamen Sie mit dem Nachfüllen des Lagers nicht hinterher? Wie hoch war die höchste Zahl an Bestellungen pro Tag?

Berücksichtigen Sie bei der Bestandsplanung auch Ihre Marketingkampagnen. Wenn Sie einen deutlichen Rabatt auf ein bestimmtes Produkt planen, können dessen Verkäufe wesentlich höher ausfallen als an gewöhnlichen Tagen.

Prüfen Sie neben den Produkten auch:

• Kartons in den gängigsten Größen.
• Umschläge, Füllmaterial und Klebebänder.
• Etiketten für die Drucker und Verbrauchsmaterial.
• Den Zustand von Druckern, Scannern und Verpackungsausrüstung.
• Den Platz für fertige Sendungen, die auf die Abholung durch den Kurier warten.

Praktischer Tipp: Legen Sie für das am häufigsten verwendete Verpackungsmaterial einen Mindestbestand fest, bei dem Sie automatisch oder manuell Nachschub bestellen. Während der Saison möchten Sie nicht feststellen, dass Ihnen die Etiketten genau in dem Moment ausgehen, in dem Sie Hunderte Pakete versenden müssen.

2. Finden Sie heraus, wie viele Bestellungen Sie täglich versenden können

Die Zahl der Bestellungen, die Ihr E-Shop an einem gewöhnlichen Tag bewältigt, sagt nicht unbedingt viel darüber aus, wie es während des Black Friday laufen wird.

Wenn Sie täglich 50 Bestellungen versenden, müssen Sie bei einem dreifachen Anstieg 150 Sendungen abwickeln. Die Frage ist, ob Sie dafür genügend Kapazität haben.

Wie berechnet man die Versandkapazität?

Messen Sie die durchschnittliche Zeit, die für die Bearbeitung einer Bestellung nötig ist – vom Kommissionieren der Produkte über das Verpacken bis zur Vorbereitung des Versandetiketts.

Zum Beispiel:

• Die durchschnittliche Bearbeitung einer Bestellung dauert 6 Minuten.
• Ein Mitarbeiter hat täglich 6 Stunden reine Zeit für den Versand.
• Pro Tag schafft er also etwa 60 Bestellungen.

Wenn Sie während der Hauptsaison 180 Bestellungen pro Tag erwarten, benötigen Sie bei gleicher Produktivität die Kapazität von etwa drei Mitarbeitern.

Dies ist eine vereinfachte Modellrechnung. In der Praxis muss man auch mit unterschiedlich aufwendigen Bestellungen, Pausen, Reklamationen und unerwarteten Problemen rechnen.

Müssen Sie bei einer größeren Zahl von Bestellungen automatisch zusätzliches Personal einstellen?

Nicht immer. Schauen Sie sich zuerst an, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter mit Tätigkeiten verbringen, die sich vereinfachen oder automatisieren lassen.

Wenn ein Mitarbeiter jede Sendung manuell in das System des Versanddienstleisters eingeben, die Adresse kopieren, den Dienst auswählen und anschließend das Etikett drucken muss, sind das bei einem größeren Bestellvolumen Dutzende Minuten bis Stunden an Verwaltungsarbeit.

Genau hier kann ein Versandsystem helfen, das Bestellungen an einem Ort zusammenführt und ihren Versand über mehrere Versanddienstleister vereinfacht.

3. Vereinfachen Sie das Verpacken und Kommissionieren der Bestellungen

Während der Hauptsaison entscheiden auch Kleinigkeiten. Wenn ein Mitarbeiter bei jeder Bestellung den passenden Karton, das Klebeband oder den Drucker sucht, verliert er unnötig Zeit.

Grundlage eines effizienten Versands ist ein gut organisierter Arbeitsplatz.

Platzieren Sie die meistverkauften Produkte so, dass sie leicht erreichbar sind. Legen Sie das Verpackungsmaterial in Reichweite des Packplatzes bereit. Wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, legen Sie fest, wer die Bestellungen kommissioniert, wer sie verpackt und wer die fertigen Sendungen kontrolliert.

Auch eine einfache Standardisierung hilft:

• Vereinheitlichen Sie den Verpackungsablauf für die häufigsten Bestelltypen.
• Legen Sie passende Verpackungsgrößen für die einzelnen Produkte fest.
• Trennen Sie Bestellungen, die sofort versandt werden können, von den problematischen.
• Führen Sie vor dem Verschließen des Pakets eine Kontrolle der Warenrichtigkeit ein.
• Sortieren Sie fertige Sendungen nach Versanddienstleister oder Abholzeit.

Wenn es Ihnen gelingt, die Bearbeitung einer Bestellung von 6 auf 4 Minuten zu verkürzen, sparen Sie bei 150 Bestellungen pro Tag 5 Stunden Arbeit.

Und das, ohne das eigentliche Verpacken auf Kosten der Qualität beschleunigen zu müssen.

4. Verlassen Sie sich nicht nur auf einen Versanddienstleister

Während der Vorweihnachtssaison steigt die Zahl der Sendungen nicht nur in Ihrem E-Shop, sondern im gesamten Zustellnetz.

Überfüllte Paketboxen, begrenzte Abholkapazitäten oder betriebliche Komplikationen können die Zustellung selbst bei einem gut vorbereiteten E-Shop stören.

Deshalb lohnt es sich, mit mehreren Versanddienstleistern zusammenzuarbeiten und den Kunden verschiedene Zustelloptionen anzubieten.

Die einen bevorzugen die Zustellung per Kurier nach Hause, die anderen wollen die Abholung an einer Paketbox oder einer Abholstelle. Die Auswahl des Versands kann zudem beeinflussen, ob der Kunde die Bestellung überhaupt abschließt.

Ein Vorteil mehrerer Versanddienstleister ist auch die Flexibilität. Wenn ein Dienstleister nicht hinterherkommt oder begrenzte Kapazitäten hat, können Sie einen Teil der passenden Sendungen je nach aktueller Verfügbarkeit und Konditionen auf einen anderen Dienst umleiten.

Wie vereinfachen Sie die Nutzung mehrerer Versanddienstleister?

Die Nutzung mehrerer Kurierdienste muss nicht bedeuten, dass Sie in mehreren separaten Verwaltungsoberflächen arbeiten.

Mit dem Versandsystem Neoship können Sie den Versand über mehrere Dienstleister aus einer einzigen Umgebung verwalten. Statt zwischen Systemen zu wechseln, haben Sie eine übersichtlichere Bearbeitung der Sendungen und eine einfachere Vorbereitung für den Versand.

5. Legen Sie rechtzeitig den letzten Bestelltermin für die Zustellung bis Weihnachten fest

Im Dezember interessiert die Kunden zunehmend nur eine Frage: Kommt meine Bestellung bis Weihnachten an?

Wenn Sie diese nicht klar beantworten können, riskieren Sie unzufriedene Kunden und eine unnötige Belastung des Kundensupports.

Erkundigen Sie sich deshalb vorab bei den einzelnen Versanddienstleistern nach den empfohlenen Terminen für die Aufgabe von Weihnachtssendungen. Vergessen Sie dabei nicht, auch die Zeit zu berücksichtigen, die Sie für die Bearbeitung der Bestellung im eigenen Lager benötigen.

Wenn ein Versanddienstleister empfiehlt, eine Sendung spätestens an einem bestimmten Tag aufzugeben, bedeutet das nicht automatisch, dass der Kunde am selben Tag bis Mitternacht bestellen kann.

Entscheidend sind auch der Zeitpunkt des Bestelleingangs, die Verfügbarkeit des Produkts und der Termin der Abholung der Sendungen durch den Kurier.

Wo sollten Sie den letzten Bestelltermin kommunizieren?

Zeigen Sie die Information dort an, wo der Kunde sie natürlicherweise sucht:

• Auf der Startseite des E-Shops.
• Auf den Produktdetailseiten.
• Im Warenkorb bei der Versandauswahl.
• In den vorweihnachtlichen E-Mail-Kampagnen.
• In den sozialen Netzwerken.

Geben Sie die Termine je nach konkreter Versandart an und aktualisieren Sie sie laufend. Wenn Sie sich bei der Zustellung nicht sicher sind, versprechen Sie sie nicht als garantiert.

Eine klare Kommunikation ist besser als eine Bestellung, die um den Preis eines unrealistischen Versprechens gewonnen wurde.

6. Automatisieren Sie den Versand, bevor der Bestellansturm beginnt

Eine der häufigsten Ursachen für einen langsamen Versand ist nicht das Verpacken selbst, sondern die Vielzahl manueller Handgriffe, die ihm vorausgehen oder folgen.

Die Mitarbeiter müssen die Bestelldaten verarbeiten, Versandetiketten vorbereiten, die Sendungen nach Versanddienstleistern sortieren, gegebenenfalls die Nachnahmen prüfen und anschließend den Zustellstatus verfolgen.

Bei einer kleinen Zahl von Bestellungen mögen diese Handgriffe vernachlässigbar erscheinen. Bei Hunderten Paketen bedeuten sie jedoch eine erhebliche zeitliche Belastung.

Was lohnt es sich zu automatisieren?

Konzentrieren Sie sich vor der Saison vor allem auf:

• Die Übertragung der Bestelldaten in das Versandsystem.
• Die Vorbereitung und den Druck der Versandetiketten.
• Die Abwicklung der Sendungen für verschiedene Versanddienstleister.
• Die Verfolgung des Status der versandten Sendungen.
• Die Kontrolle und Zuordnung der Nachnahmen.

Die Automatisierung hilft nicht nur, den Versand zu beschleunigen, sondern auch das Fehlerrisiko beim manuellen Übertragen von Daten zu verringern.

Neoship ermöglicht es, Sendungen mehrerer Versanddienstleister an einem Ort zu verwalten, was Sie vor allem in Zeiten zu schätzen wissen, in denen Sie eine große Zahl von Bestellungen in kurzer Zeit abwickeln müssen.

Wichtig ist jedoch, das System noch vor der Hauptsaison zu testen. Die Mitarbeiter sollten den neuen Ablauf ausprobiert haben, bevor der größte Ansturm kommt.

7. Behalten Sie den Überblick über die Sendungen auch nach der Übergabe an den Kurier

Mit der Übergabe des Pakets an den Versanddienstleister endet die Betreuung der Bestellung nicht.

Wenn eine Sendung im Transport hängen bleibt oder ihre Zustellung wiederholt misslingt, wendet sich der Kunde oft direkt an den E-Shop.

Während der Hauptsaison genügt es deshalb nicht, nur zu verfolgen, wie viele Sendungen Sie verschickt haben. Wichtig ist auch zu wissen, was weiter mit ihnen geschieht.

Kontrollieren Sie regelmäßig vor allem die Sendungen, die:

• Längere Zeit ohne Statusänderung bleiben.
• Nicht wie erwartet zugestellt wurden.
• Ein Problem mit der Zustelladresse haben.
• Auf eine weitere Lösung oder die Kontaktaufnahme mit dem Kunden warten.

Statt jedes Problem erst nach einer Kundenbeschwerde zu lösen, können Sie rechtzeitig reagieren.

In Neoship können Sie die Sendungsübersicht nutzen und auch jene Sendungen identifizieren, die länger als zwei Tage unzugestellt bleiben.

Ein proaktiver Ansatz kann die Arbeit des Kundensupports erheblich erleichtern und das gesamte Einkaufserlebnis des Kunden verbessern.

8. Bereiten Sie einen Plan B vor. Auch wenn Sie hoffen, ihn nicht zu brauchen

Auch die beste Vorbereitung garantiert nicht, dass während der Hauptsaison alles ohne Komplikationen verläuft.

Ein Drucker kann ausfallen, die Lieferung von Verpackungsmaterial kann sich verzögern oder ein Mitarbeiter kann erkranken. Ein Versanddienstleister kann die Abholung einschränken, und die Zahl der Bestellungen kann Ihre Erwartungen übertreffen.

Wichtig ist zu wissen, wie man in solchen Situationen vorgeht.

Beantworten Sie vorab einige Fragen:

• Wer vertritt einen Mitarbeiter, der ausfällt?
• Haben Sie einen Ersatzdrucker oder eine alternative Möglichkeit, Etiketten zu drucken?
• Können Sie schnell weiteres Verpackungsmaterial bestellen?
• Steht Ihnen ein alternativer Versanddienstleister zur Verfügung?
• Wer kommuniziert bei Verzögerungen mit den Kunden?
• Welche Bestellungen haben Priorität, wenn der Versand nicht hinterherkommt?

Sie brauchen keinen komplizierten Krisenplan. Oft genügt ein einfaches Dokument mit konkreten Abläufen und Zuständigkeiten.

Es ist auf jeden Fall besser, diese Fragen im Oktober zu klären als im Dezember, wenn Dutzende Kunden auf eine Antwort warten.

Praktische Checkliste: Ist Ihr E-Shop für Black Friday und Weihnachten bereit?

Gehen Sie vor dem Start der Hauptsaison die folgende Liste durch.

Lager und Bestände

• Wir haben die Bestände der meistverkauften Produkte geprüft.
• Wir haben die geplanten Marketingkampagnen berücksichtigt.
• Wir haben genügend Verpackungsmaterial und Etiketten.
• Die meistverkauften Produkte sind leicht erreichbar.
• Wir haben einen Ablauf für den Fall ausverkaufter Produkte vorbereitet.

Mitarbeiter und Versand

• Wir kennen die maximale tägliche Versandkapazität.
• Wir haben personelle Verstärkung oder Vertretung gesichert.
• Wir haben den Kommissionier- und Verpackungsprozess getestet.
• Wir haben unnötige manuelle Handgriffe minimiert.
• Der Druck der Versandetiketten funktioniert problemlos.

Versand und Zustellung

• Wir haben die Kapazitäten und Konditionen der Versanddienstleister überprüft.
• Kunden können aus passenden Zustellarten wählen.
• Wir kennen die empfohlenen Termine für die Aufgabe der Sendungen vor Weihnachten.
• Wir haben einen alternativen Versanddienstleister bereit.
• Wir können Problemsendungen und verspätete Sendungen verfolgen.

Kommunikation mit den Kunden

• Wir zeigen im E-Shop aktuelle Informationen zur Zustellung an.
• Wir haben Antworten auf die häufigsten Fragen vorbereitet.
• Wir versprechen den Kunden keine unrealistischen Termine.
• Wir können sie über eine etwaige Verzögerung informieren.

Wenn Sie bei mehreren Punkten gezögert haben, gibt es noch Raum für Verbesserungen. Sie müssen nicht alles auf einmal ändern. Beginnen Sie mit den Prozessen, die Ihnen im normalen Betrieb die meiste Zeit kosten oder die meisten Fehler verursachen.

Was sollten Sie während der Hauptsaison beobachten?

Nach dem Start der Kampagnen lohnt es sich, täglich zumindest einige grundlegende Kennzahlen auszuwerten.

Die Beobachtung dieser Daten ermöglicht es Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie sich voll auswirken.

Wenn zum Beispiel die Zahl der eingegangenen Bestellungen mehrere Tage hintereinander die Zahl der versandten übersteigt, ist es Zeit, die Kapazität zu erhöhen, Prioritäten anzupassen oder Tätigkeiten einzuschränken, die den Versand unnötig verlangsamen.

Häufige Fragen zur Vorbereitung des E-Shops auf die Saison

Wann sollte man mit der Vorbereitung des E-Shops auf Black Friday beginnen?

Idealerweise 4 bis 8 Wochen vor dem Beginn der Aktionen. Größere E-Shops benötigen möglicherweise mehr Zeit für die Planung der Lagerbestände, die Einstellung von Personal und die Anpassung logistischer Prozesse. Black Friday 2026 fällt auf den 27. November.

Wie beschleunigt man den Versand der Bestellungen zu Weihnachten?

Den größten Nutzen können eine bessere Anordnung der Ware im Lager, standardisiertes Verpacken, eine klare Aufgabenverteilung und die Automatisierung administrativer Tätigkeiten bringen. Sinnvoll ist es, zuerst zu messen, wo Sie bei der Bearbeitung der Bestellungen die meiste Zeit verlieren.

Lohnt es sich für einen E-Shop, mehrere Versanddienstleister zu nutzen?

Ja, vor allem, wenn er eine größere Zahl von Sendungen versendet oder verschiedene Zustelloptionen anbieten muss. Mehrere Versanddienstleister bringen mehr Flexibilität bei der Wahl des Preises, der Versandart und bei der Lösung betrieblicher Komplikationen.

Wie legt man den letzten Bestelltermin vor Weihnachten fest?

Gehen Sie von den empfohlenen Terminen der einzelnen Versanddienstleister aus und rechnen Sie die Zeit hinzu, die für die Vorbereitung und den Versand der Bestellung nötig ist. Legen Sie den Termin für die einzelnen Zustellarten gesondert fest und aktualisieren Sie ihn laufend.

Wie hilft ein Versandsystem während des Black Friday?

Ein Versandsystem vereinfacht die Bearbeitung der Bestellungen, die Vorbereitung der Versandetiketten und die Arbeit mit mehreren Versanddienstleistern. Es kann die Zahl der manuellen Handgriffe verringern, Fehler reduzieren und dem E-Shop helfen, eine höhere Zahl von Sendungen ohne einen unverhältnismäßigen Anstieg der Verwaltungsarbeit zu bewältigen.

Eine erfolgreiche Saison beginnt nicht mit der ersten Bestellung

Black Friday und Weihnachten können Ihrem E-Shop Rekordumsätze bringen. Wenn Sie es aber nicht schaffen, die Bestellungen zu bearbeiten und zuzustellen, kann sich die Freude über den wachsenden Umsatz schnell in Stress, Reklamationen und unzufriedene Kunden verwandeln.

Deshalb lohnt es sich, der Vorbereitung des Versands dieselbe Aufmerksamkeit zu widmen wie den Marketingkampagnen.

Je weniger Zeit Sie mit der manuellen Bearbeitung der Bestellungen verlieren, desto mehr Raum haben Sie für ihre schnelle und zuverlässige Zustellung.

Mit dem Versandsystem Neoship können Sie die Arbeit mit den Versanddienstleistern, die Abwicklung der Sendungen und die Kontrolle der Zustellung vereinfachen. Und wenn die Hauptsaison kommt, können Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren – die Bestellungen abzuwickeln und die Kunden zufriedenzustellen.